Tag Archives: Herrgårdskonferens

Planering – Att välja konferensanläggning

När man bokar en konferensanläggning är det bra om man redan från början har bestämt sig för vad det är man söker. Det kan finnas mer eller mindre genomtänkta önskemål hos olika företag, men viktigt är att få mad allt som är av avgörande betydelse för att konferensen skall bli det man önskar. För den som inte bokat konferensanläggningar tidigare, eller som kanske bara varit på konferens som gäst och inte som bokare av lokal för konferens, har vi tagit fram en lista som kan vara bra att ha med i bakhuvudet för att hitta den konferenslokal som bäst passar för de ambitioner man har för den konferens man skall hålla.

  • Hur lång resväg får det vara till flygplats eller övrig kommunikation?
  • Vilka tekniska möjligheter skall finnas på hotellet?
  • Har man speciella önskemål om köket?
  • Prioriteras serveringstillstånd och vinkällare?
  • Är det viktigt med aktiviteter och närhet till golf, segling etc.?
  • Hur länge skall man vistas på orten och hur ser ut med kommunikation under helger?

Om man har med sig dessa frågor när man diskuterar val av konferensanläggning, ökar möjligheterna för att man skall hitta en lokal som är trivsam och som lever upp till de förhoppningar gästerna till denna konferens har. För de som redan kommit fram till vad för slags konferens man vill ha, och som kanske har behov av specialanpassningar, är det viktigt att i tid kommunicera detta till de som driver anläggningen eller hotellet var man skall hålla sin konferens. Många gånger kan man ta fram alla tänkbara lösningar om tid finns. Exempel på frågor som kan vara av stor vikt att ta upp redan vid bokning av konferens är;

  • Finns det speciella rum för allergiker?
  • Kan man få dun-fria kuddar för den eller dom som har allergi?
  • Hur ser möjlighet ut för vegetarisk eller annan specialkost?
  • Är incheckning möjlig vid annan tid än normalt?
  • Vilken policy finns kring rökning?
  • Är anläggningen handikappanpassad?

Självklart finns det en rad andra frågor som kan vara aktuella, men detta är frågor som ofta kommer upp vid samtal om vad för anläggning man skall välja för sin konferens. Då en konferens i allmänhet syftar till att värna om sina medarbetare och att bjuda på någonting utöver det vanliga, är det av stor vikt att allas önskemål och krav blir lyssnade till. Den som har ett eller flera problem som kan kräva anpassning av rum eller kost, kan lätt känna sig åsidosatt om detta inte tagits med i beräkningen redan från början.

Genom att väga in alla tänkbara behov man har, kan vi underlätta valet av konferenshotell. Vill man åka ut i skärgården, vill man ha en modern anläggning i city eller vill ni kanske besöka en mysig herrgård med natur åt alla håll. Just det sistnämnda är något som blir allt mer populärt. Vi är så mycket i city att få åka iväg på en konferens i natur kan vara båda avslappnande och helt enkelt får oss att öppna ögonen. När man ordna en konferens på en herrgård kan man oftast kombinera fritt med aktiviteter vilket ytterligare stärker skillnaden mot kontorsvardagen. Läs mer om konferenser på  herrgårdar på herrgårdskonferens.se.  Lycka till med ditt nästa möte!