När en konferens ska planeras upp finns det många mycket viktiga aspekter att tänka på. Vad vi vill göra är att förenkla processen för dig som sitter med planering och bokning av konferens. Efter att själva planerat otaliga konferenser så har våra samlade erfarenheter format denna sida. Att få ett verktyg som stöd i planering och bokning kan vara det som krävs för att inte missa viktiga delar vad gäller plats för konferens, utrustningen på plats, restaurang eller catering, handikappanpassad lokal samt aktiviteter som ska utföras under konferensdagarna.
Behållning för deltagarna
Ofta är det ett späckat schema som ska hinnas med samtidigt som viljan att upplevelsen för deltagarna är över förväntan. Känslan hos deltagarna ska vara att allt är planerat in i minsta detalj. När denne sedan lämnar konferensen ska hon eller han känna att dagen eller dagarna har gett något. Det är viktigt att varje deltagare får behållning från en konferens och att de känner att tiden som spenderades var väl värd.
Vi har ett par konferenstips som kommer att delas med er på de denna sida som vi hoppas ska hjälpa er att få den bästa tänkbara upplevelsen som möjligt utifrån just era förutsättningar.
Verktygslåda för planering av er konferens
Vi ger er en verktygslåda sedan är det upp till er hur ni väljer att använda denna. Den kan användas som ett checklista eller så kan ni utveckla den efter ert behov och era erfarenheter. Nedan följer en kortfattad summering av vad ni bör tänka på från att planeringen startar till avslutad konferens och uppföljning.
Kortfattad checklista för din konferens
- Agenda – hur ska denna utformas?
- Budget – hur ser denna ut och vad är viktigast?
- Läget på konferensanläggningen
- Utrustning – finns allt ni behöver på plats?
- Transport till och från anläggningen
- Restaurang eller catering – samt specialkost
- Aktiviteter på plats
- Möjlighet till övernattning
- Alkoholförtäring – vad finns på plats?
- Delar ni konferensanläggningen med andra företag?
- Begär offert
- Hur avslutar ni konferensen?
Uppföljning – det viktigaste verktyget för att bi ännu bättre
När konferensen väl är avslutad är det viktigt att ni följer upp vad era medarbetare/deltagare tyckte var bra och vad de tyckte var mindre bra. Många glömmer bort denna del som är den viktigaste för att ständigt kunna bli bättre. Är det exempelvis en årligt återkommande konferens finns för er en stor behållning i att få veta hur era deltagare upplevde alla olika delar under konferensen. Detta för att behålla det som var bra, slipa på det som var mindre bra och kanske helt ta bort delar som era deltagare uppfattade som misslyckat.
Att utföra en uppföljning är en del i efterarbetet med om denna inte sammanställs och analyseras är den till föga hjälp för er att bli bättre. Ta era deltagares åsikter på allvar och ge dem en bättre upplevelse kommande konferens. Genom detta säkerställer ni inte bara en bättre upplevelse för era deltagare utan får dem även att känna att de är med och påverkar i företaget. Genom att låta deltagarna vara med att påverka och få känna sig hörda får man även gladare medarbetare.